Die Übermittlung von De-Mails an die QUA-LiS NRW ist sowohl für den formlosen als auch für den formgebundenen Schriftverkehr möglich. Senden Sie eine De-Mail an uns, gehen wir davon aus, dass Sie für diese Angelegenheit auch eine Antwort per De-Mail wünschen.

Wenn Sie eine De-Mail an die QUA-LiS NRW schicken, wird diese über die Poststelle innerhalb der Behörde an die zuständige Person oder Organisationseinheit weitergeleitet.

Die QUA-LiS NRW eröffnet diesen Zugang für De-Mails eingeschränkt unter folgenden Bedingungen:

Werden Dateianhänge an die QUA-LiS NRW versandt, so ist zu beachten, dass die QUA-LiS NRW nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Folgende gängige Dateiformate werden aktuell unterstützt:

für Dokumente:

- PDF (Portable Document Format)

für Bilder:

- JPEG (JPEG File Interchange Format (JFIF))
- PNG (Portable Network Graphics)
- TIFF (Tagged Image File Format).

Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt sind oder solche, die selbst ausführbar sind beziehungsweise ausführbare Bestandteile enthalten (zum Beispiel mit den Dateiendungen *.exe und *.bat- sowie Office-Dateien mit Makros), werden der QUA-LiS NRW nicht entgegengenommen.

Sollte die De-Mail bzw. enthaltene Dateianhänge, welche Sie der QUA-LiS NRW übersenden, von Virenschutzprogrammen als infiziert erkannt werden, können diese nicht angenommen werden beziehungsweise wird die De-Mail ungelesen gelöscht. Sie erhalten daraufhin eine Benachrichtigung, dass ihre De-Mail nicht angenommen werden konnte.

Sollte durch Gesetz die Schriftform für bestimme Schreiben angeordnet sein, wäre grundsätzlich eine eigenhändige Unterschrift Ihrerseits notwendig.

Die QUA-LiS NRW hat den Zugang für schriftform-wahrende De-Mails eröffnet. Dies ersetzt Ihre eigenhändige Unterschrift. Für die rechtsverbindliche elektronische Versendung von schriftformbedürftigen Dokumenten nutzen Sie bitte De-Mails in der Versandoption nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes. Die gesetzliche Voraussetzung ist erfüllt, wenn bei der Versendung der De-Mail die Versandoption „absenderbestätigt“ gewählt wurde.

Sofern ein Schriftformerfordernis besteht würde eine einfache De-Mail nicht die Schriftform wahren mit der Folge, dass eine entsprechende Erklärung nicht wirksam und insbesondere bei gesetzlichen Fristen nicht fristwahrend bei der QUA-LiS NRW eingegangen wäre.

Sollten Sie Ihr De-Mail-Postfach wieder schließen, bitten wir um eine entsprechende Mitteilung, damit wir nicht weiter mit Ihnen per De-Mail kommunizieren. Bitte geben Sie dabei auch unser oder Ihr Geschäftszeichen oder den bisherigen Betreff aus dem vorangehenden elektronischen Schriftwechsel an, damit die Schließung ihres De-Mail-Postfachs intern der QUA-LiS NRW dem richtigen Vorgang zugeordnet werden kann.